Projektmanagement

Als Antwort auf diese Frage haben wir - aus Sicht eines Projektmanagers - gemeinsam mit PersMan Softwarevertrieb eine effektive Vorgehensweise erarbeitet:

Der Verlauf eines Projektes lässt sich meist bereits anhand des Projektstarts vorhersagen. In dieser frühen Phase der Software-Einführung wird zum einen der Grundstein für die zukünftige Zusammenarbeit aller Teammitglieder gelegt, wie auch für die gemeinsame, abgestimmte Vorgehensweise. Hierbei ist die Vielzahl der Aufgaben sowie die Individualität der Voraussetzungen zu berücksichtigen.

Neben den reinen Installations- und Programmieraufgaben stehen auf Seiten des Auftraggebers viele Tätigkeiten an, die voneinander abhängig sind. Nur wenn bereits Vorarbeiten in der richtigen Reihenfolge erledigt werden, ist ein reibungsloser Ablauf der Einführung möglich. Wobei "richtig" von Projekt zu Projekt unterschiedlich ist.

Um diese Komplexität in der Griff zu bekommen, ist es nötig, dass alle Projektbeteiligten ein gemeinsames Verständnis von Ausgangslage und Projektziel haben.

Unter diesen Voraussetzungen haben wir einen Projektstart-Workshop erarbeitet, der den Grundstein für eine gute Zusammenarbeit aller Teammitglieder legen soll. Gemeinsam erarbeiten Lieferant und die beteiligten Bereiche des Auftraggebers eine, auf die individuelle Situation zugeschnittene, Vorgehensweise.

Der Einstieg in den Workshop wird dabei vom gemeinsamen Erfassen der Ausgangslage bestimmt. Es ist ein Frage-Antwort-Dialog, der den unterschiedlichen Teilnehmern klar macht, welche Randbedingungen zu berücksichtigen und was die wesentlichen Themen sind. Auf dieser Basis wird das Projektziel als Vorgabe für die gemeinsame Arbeit festgelegt. Anhand von Ausgangslage und Ziel können alle Aufgaben des Projektes strukturiert erfasst und daraus ein Zeitgerüst erarbeitet werden. Je nach Anforderung ist es zusätzlich möglich, die Form der Projektsteuerung und der Projektorganisation zu definieren, auf Risiken einzugehen oder gar einen detaillierten Zeitplan zu entwickeln.

Die Rückmeldungen aus den bereits durchgeführten Projekstart-Workshops geben diesem Konzept Recht. Allein das bessere Verständnis für die Situation aller Parteien hilft spätere Fehler und Missverständnisse zu vermeiden. Die Arbeit wird leichter und voraus-schauender. In behutsamen Schritten wird außerdem aus einer Arbeitsgruppe ein Team, dessen Mitglieder - Lieferanten und Auftraggeber (Fachabteilung, EDV, Organisation usw.) - die unterschiedlichen Rollen kennen, akzeptieren und darauf eingehen können.

Eine gute Voraussetzung für gute Zusammenarbeit!

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