Flexible Auswertungen

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von Jochen Hahn, Rüsselsheim

Was wäre ein Informationssystem ohne Auswertungen wie Listen und Reports? Im Personalwesen wird diese Frage i.d.R. noch durch Organigramme und Bescheinigungen ergänzt!

Viele Anwendungsprogramme aus diesem Bereich, bieten integrierte Auswertungs-Werkzeuge. Im Lieferumfang werden häufig noch eine ganze Reihe von fertigen Auswertungen mit geliefert:

Daten per Knopfdruck - Allerdings: welcher Kunde braucht genau diese Auswertungen, genau diese Zahlen?

Woher soll ein Hersteller wissen, welche Daten in welcher Spalten gewünscht werden, wie breit diese sein sollen, um sie ansprechend zu formatieren?

Jedes Datenbank-System liefert entsprechende Instrumente mit - aber damit wieder ein Programm das erlernt und beherrscht werden muss. Also doch ein spezielles Report-Werkzeug erlernen? Natürlich kann es sinnvoll sein, dies zu tun, schließlich bietet die Integration in eine Anwendung eine ganze Reihe von Vorteilen. Doch bei intensiverer Beschäftigung mit vielen dieser Auswertungs-Tools, treten früher oder später eine Reihe von Fragen auf:

"Kann ich das Ergebnis, also die fertige Auswertung noch bearbeiten oder das Design ändern?""Ich hätte da noch ein paar Zahlen, die nun mal eben nicht in der Datenbank gespeichert sind, kann ich diese Zahlen auch in den Report integrieren?"

"Die Zahlen sind ja schön und richtig, kann ich daraus auch ein Diagramm erstellen?"

Wenn Sie dann noch eine etwas komplexere Anforderung stellen, wie z. B. einen Geschäftsbericht, der unterschiedlichste, in der Datenbank nicht unmittelbar zusammenhängende Daten enthalten soll, werden Sie wohl leicht frustriert doch wieder zur manuellen Zusammenführung von Zahlen zurückkehren.

Traditionelle Reports können zwar sehr hilfreich sein, aber die Grenzen wurden ja bereits angedeutet.

Eine Antwort darauf ist z.B. MS-EXCEL.

Excel kennt beinahe jeder. Es verfügt über mächtige Formatierungsoptionen, Diagramme in Fülle, Daten lassen sich nahezu beliebig kombinieren. Hierbei stellen sich jedoch die Fragen: Wie kommen nun die Daten vom Personalinformationssystem nach Excel? Export und Import? Oder über ein Zusatzprogramm? Oder ich ruf mal eben die DV an, die können doch bestimmt ein Makro programmieren....

PERSData für Persis ist unsere Antwort auf diese Problemstellung

  • Mit PERSData werden die Daten Online, d.h. direkt von der Datenbank in Excel-Tabellenblätter übertragen.
  • PERSData unterstützt Abfragen auf Zellenebene, in jeder Zelle kann eine Abfrage enthalten sein. Beliebige Daten innerhalb eines Tabellenblatt.
  • PERSData liest Selektionskriterien direkt aus dem Tabellenblatt.
  • PERSData - Datenbankabfragen direkt aus dem Tabellenblatt

Flexible Auswertungen benötigen flexible Abfragen. Die Anforderungen an Statistiken und Listen ändern sich ständig.

Einmal werden die Personalkosten der Abteilung EK des letzten Abrechnungsmonats benötigt. Zu einem späteren Zeitpunkt sind die Personalkosten der Abteilung VK aus dem Dezember des Vorjahrs gefragt. Das Layout, also der Aufbau und das Aussehen der Auswertungen bleibt weitgehend gleich. Lediglich die Abfragekriterien ändern sich. Wäre es da nicht schön, diese Kriterien in das Tabellenblatt selbst einzugeben?

Genau dies leistet PERSData: Die Abfragen können nicht nur auf die Datenbank sondern auch auf die Inhalte von Excel-Zellen zugreifen und diese mit einander in Beziehung setzen. Im obigen Beispiel bedeutet dies, dass Sie Abteilung, Monat und Jahr in vorher festgelegte Zellen eingetragen, bevor die Abfragen gestartet werden.

Je komplexer die Auswertung sind, um so größer ist dabei der Nutzen dieses Features. Für unterschiedlichste Abfragen müssen lediglich die Einträge in Excel (anderes Datum oder andere Abteilung) entsprechend geändert werden.Ein ganz entscheidender Nebeneffekt dieser PERSData-Eigenschaft: Abfragen können von jedem ausgeführt werden. Spezielle Kenntnisse sind zur Ausführung von Abfragen nicht erforderlich. Es genügt die Abfragekriterien einzugeben, sich an der Datenbank anzumelden und dann die Abfragen (per Knopfdruck) auszuführen.

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