Projektstruktur-Workshop

Optimale Nutzung von Software im Personalwesen und im Qualitätsmanagement

Ausgangslage:
Sie haben bereits erste Schritte auf dem Weg zur Einführung einer Software im Personalwesen bzw. im Qualitätsmanagement erledigt und dabei Klarheit über Möglichkeiten des Systems sowie weitere Anforderungen gewonnen. Nun sind Sie an einem Punkt angelangt, an dem Sie die nächsten Schritte gemeinsam mit Ihrem Team planen und abstimmen wollen. Davon versprechen Sie sich eine noch bessere Integration der Beteiligten, eine leichtere Zusammenarbeit und die Minimierung von Reibungsverlusten.

Vorschlag:
Mittels eines Projektstruktur-Workshops stellen Sie einen gemeinsamen Kenntnisstand sicher, erarbeiten gemeinsam die Basis für die weitere Zusammenarbeit und klären offene Fragen. Damit unterstützen Sie die Einführung neben der sachlichen Abstimmung gleichzeitig auch im Sinne des "Change Management": Sie arbeiten mit diesem Workshop gezielt daran, dass Betroffene zu Beteiligten werden.

Ziel: Ziele des Projektstruktur-Workshops sind:

  • dass alle Projektbeteiligten (bisherige und neue) den gleichen Kenntnisstand über den aktuellen Projektstatus haben
  • dass Vorstellungen und Erwartungen an den weiteren Projektverlauf bekannt sind und aus den bisherigen Erfahrungen gelernt wird
  • dass das Projektziel verifiziert ist
  • dass der anstehende Aufgabenberg in kleine Häppchen strukturiert vorliegt
  • dass die groben zeitlichen Schritte abgestimmt sind
  • dass organisatorische Vereinbarungen getroffen wurden

Kurzum: das Projektteam hat eine solide Basis, der weitere Projektverlauf ist systematisch vorbereitet.

Inhalte:
Im ersten Schritt werden der Status Quo erfasst sowie die Vorstellungen der Teilnehmer abgeglichen und der bisherige Projektverlauf bewertet:

  • Rückblick Projektauftrag, Ausgangslage/ Rahmenbedingungen, bisherige Ergebnisse
  • Erwartungen der Projektbeteiligten
  • Bewertung des Projektverlaufs und Ableitungen daraus für die Zukunft

Auf Basis dieses Schritts verifiziert die Projektgruppe gemeinsam das Projektziel. Darauf aufbauend beginnt die Arbeit am weiteren Projektplan, um eine einheitliche Vorgehensweise abzustimmen und dadurch Reibungsverluste zu minimieren:

  • Projektstruktur
  • Projektphasen und ggf. Zeitgerüst
  • Anpassung auf Basis der bisherigen Erfahrungen

Die Anpassung organisatorischer Spielregeln rundet das Workshop-Ergebnis ab und stellt sicher, dass die Umsetzung gesteuert wird. Dazu gehören Themen der

  • Projektorganisation
  • Planung
  • Projektsteuerung

Der Workshop endet mit der Abstimmung der nächsten Schritte.

Zielgruppe: Sämtliche Projektbeteiligten sowie ggf. Auftraggeber

Dauer: ab etwa einem Tag, je nach Projektumfang

Ort: Besprechungszimmer im Haus oder externer Seminarraum mit Moderatorenausstattung

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